Авансовый отчет АО-1

Авансовый отчет - это документ первичного учета, который подтверждает расходование подотчетных денежных средств, выданных авансом из кассы организации, с приложением оправдательных документов.

Основанием для выдачи денежных средств является приказ о подотчетных лицах. В нем указывается:

• Перечень подотчетных лиц,
• Сроки и цели, на которые выдаются деньги,
• Размер денежных средств.

Если работник направляется в командировку, то основанием для выдачи денег является приказ о направлении в командировку или командировочное удостоверение, которые утверждаются руководителем организации.

Авансовый отчет имеет унифицированную форму АО-1, заполняется в одном экземпляре (работником бухгалтерии и подотчетным лицом).

1. Заполнение формы АО-1 подотчетным лицом.

Заполнение авансового отчета подотчетным лицом начинается с лицевой стороны:

• дата документа,
• наименование организации,
• фамилия и инициалы подотчетного лица,
• должность,
• табельный номер,
• назначение аванса (представительские расходы или хозяйские).

Документы, которые подтверждают совершенные расходы, перечисляются подотчетным лицом (с указанием сумм) на оборотной стороне в графах с 1 по 6 и нумеруются тем же порядком, как в отчете.

Порядковый номер оправдательного документа прописывается в графе 1.

Дата и номер документа указываются соответственно в графах 2 и 3.

Наименование расхода (например, почтовые конверты) указывается в графе 4.

Если произведенные расходы осуществлялись в рублях, то сумма прописывается в графе 5, если в иностранной валюте – в графе 6.

В строке «Итого» в графах 5 или 6 показывается общая сумма произведенных расходов.

2. Заполнение формы АО-1 бухгалтером.

После заполнения авансового отчета, подотчетное лицо передает его в бухгалтерию вместе с оправдательными документами.

Принимая форму АО-1, бухгалтер расписывается в получении. При этом ему необходимо указать дату, номер, итоговую сумму расходов, количество приложенных документов, подтверждающих данные расходы. Кроме того, в конце расписки бухгалтер указывает дату предоставления отчета и передает ее подотчетному лицу.

Проверив правильность оформления документов, бухгалтер заполняет оборотную сторону (графы 7-8). В графе 9 указывает номера бухгалтерского счета, которые дебетуются на суммы расходов.

При заполнении лицевой стороны, бухгалтер указывает остаток (перерасход) прошлого аванса, суммы полученного аванса, потраченные средства, остаток или перерасход аванса, бухгалтерские записи операций учета совершенных расходов.

По данным графы 9 (оборотная сторона бланка) заполняется таблица бухгалтерских записей.

Авансовый отчет направляется на утверждение руководителю организации после тщательной проверки арифметических расчетов, правильности составления документов и расходования средств.

Только после утверждения авансового отчета руководителем, бухгалтер списывает подотчетные средства и производит окончательный расчет с подотчетным лицом.

В случает остатка денежных средств (аванс использован не в полном объеме), подотчетное лицо сдает его в кассу (используется приходный кассовый ордер), а перерасходованная сумма возмещается подотчетному лицу (расходный кассовый ордер).

Спонсор статьи - сайт где вы можете заказать пылесос для бассейна.