Официальное письмо образец

oficialnoe_pismo.jpg

Официальное письмо – это группа различных видов писем, которые составляются по определенным правилам.

Существует много видов официальных писем (письмо-отзыв, письмо-гарантия, сопроводительное письмо, информационное письмо и другие).

Общая структура официального письма представлена общими реквизитами и текстом письма. На сегодняшний день используется ГОСТ Р.30-2003 в качестве стандарта для содержания и места нанесения реквизита на бланк. Также предусмотрены размеры полей формуляра и площади различных реквизитов (измеряется в количестве печатных знаков).

Наряду с этим используется т. н. эстетический подход к оформлению бланка официального письма. Это связано с тем, что обработка правильно оформленного официального письма значительно легче и быстрее. Для этого, например, наибольшую насыщенность текстом делают в верхней части письма.

Как правило, официальное письмо состоит из трех основных частей, которые визуально должны подаваться как три отдельных блока.

Следует заметить, что ГОСТом предусмотрено наличие на официальном письме до 31 реквизита. Но их состав зависит от вида официального письма и требований к его содержанию.

Для всех видов официальных писем рекомендуется применять такие реквизиты:

  • · Герб для государственных предприятий.
  • · Эмблема организации.
  • · Код организации ОКПО (если он имеется).
  • · Код ОКУД для документов (если он есть).
  • · Название предприятия в полной и сокращенной форме.
  • · Адресные данные организации.
  • · Номера телефонов, факсов.
  • · Реквизиты для проведения банковских операций.
  • · Дата составления документа.
  • · Номер регистрации (индекс документа).
  • · Информация об адресате.
  • · Текстовый заголовок.
  • · Персональные данные исполнителя.
  • · Подпись исполнителя.

Отличительной чертой официальных писем является то, что на их бланках не пишется название, как, например, на приказах, актах и прочих документах.

Также на официальном письме указываются при необходимости дополнительные данные об адресанте: электронный адрес, веб сайт, телетайп и др.
Источник статьи: http://esputnik.com.ua/email-rassylki.
Скачать образец официального письма можно ниже.