Образец заполнения авансового отчета ао-1

Авансовый отчет - это бухгалтерский документ первичного учета. Имеет унифицированную форму АО-1 и необходим для списания всех подотчетных сумм с сотрудника, выданных ему авансом. Заполняется авансовый отчет сотрудником лично и сдается в бухгалтерию с приложением всех документов оправдательного характера, для проверки. После проверки бухгалтером, утверждается руководителем предприятия и списывается в счет издержек предприятия (производственных или торговых расходов). Денежные средства, из кассы предприятия в виде аванса, выдаются только постоянно работающим сотрудникам, с которыми подписан договор материальной ответственности и список которых, утвержден руководителем предприятия. Кроме списка подотчетных лиц, руководитель обязан утвердить приказом по предприятию, сроки выдачи денежных сумм по расходным кассовым ордерам. Под отчет выдаются суммы на хозяйственные расходы организации, служебные командировки, представительские и транспортные расходы (нормированные), и иные расходы, вызванные производственной (торговой) необходимостью.

На лицевой стороне формы АО-1 подотчетное лицо указывает название предприятия, дату составления документа, свои фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность и назначение выданного аванса. Командированные сотрудники по возвращению обязаны отчитаться о полученных денежных средствах в трёхдневный срок, приложить необходимые документы, подтверждающие свои расходы и получить окончательный расчет в кассе предприятия. Прочие подотчетные лица также вносят перечень прилагаемых документов, которые необходимо пронумеровать, в порядке их записи с обратной стороны авансового отчета.

Перечень документов, подтверждающих расходы: квитанции, чеки ККМ, командировочное удостоверение, транспортные документы, товарные чеки и иные документы, оправдывающие расходования денежных средств. Суммы затрат по ним указываются в графе 1 - 6 формы АО-1. Графы 6 и 8 и формы оборотной стороны отчета заполняются на случай, если организация работает с иностранной валютой. Пронумеровав все имеющиеся документы, вписав даты, номера, их наименования, а также потраченные по ним суммы, подотчетное лицо передает свой авансовый отчет на проверку бухгалтеру.

По результатам проверки бухгалтер заполняет на оборотной стороне формы АО-1 графы 7 и 8, указывая суммы расходов, которые будут приняты к бухгалтерскому учету. В графе 9, прописывается номер счета, на дебет которого эти затраты будут отнесены. После проверки бухгалтером ставится отметка, которая характеризует, что авансовый отчет бухгалтерской службой предприятия утвержден, согласно соответствующей суммы. Сумму необходимо указать, как прописью, так и цифрами.

На лицевой стороне бухгалтер заполняет расписку и передает ее подотчетному лицу. После этого авансовый отчет отдается на утверждение руководителю предприятия. После подписания АО-1 руководителем, отчет возвращается в бухгалтерию, где хранится вместе с другими отчетами, которые подтверждают правильность расходования денежных средств, списанных на издержки предприятия. А также является документом-основанием при необходимости выдачи подотчетному лицу денежных средств из кассы предприятия, для покрытия перерасхода. Важно помнить, что выдача авансов не допускается лицам, которые имеют задолженность по предыдущим авансам.

Приложение АО-1 (ООО Витязь, подотчетное лицо Иванов Сергей Максимович, хозяйственные нужны предприятия)