Личное дело работника

Личное дело – группа документов, которые содержат сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Оно создается работником кадровой службы после принятия сотрудника на работу (основание – приказ о приеме на работу).

Как таковых нормативных актов, которые обязывают работодателя вести личные дела, нет (за исключением государственных служащих). Таким образом, документы, входящие в состав личного дела, не регламентированы. По сложившейся традиции организации ведут дела, исходя из государственной системы делопроизводства советского времени.

Документы, входящие в состав личного дела, подразделяют на:

1. Оформляемые при поступлении на работу.
2. Добавляемы в течение трудовой деятельности.
3. Документы о прекращении трудового договора.

К первой группе относятся:

• Резюме, автобиография, анкета,
• Заявление о приеме на работу,
• Характеристика,
• Копии диплома и других документов об образовании,
• Медицинская справка,
• Трудовой договор,
• Выписка из приказа о приеме на работу, выписка из протокола об избрании на должность и итогах конкурса на вакантную должность,
• Личная карточка.

Вторая группа включает в себя:

• Копии выписок из приказов о поощрении, штрафах, снятии дисциплинарных взысканий, переводах и т.п.
• Копии документов, на основании которых поменялись анкетные данные (свидетельство о заключении брака или его расторжении, рождении ребенка и т.п.).
• Аттестационные листы.
• Копии документов о повышении квалификации.
• Объяснительные записки, уведомления, акты и т.д.

Документы, находящиеся в личном деле подшиваются в папку «Дело» в хронологическом порядке в течение его трудовой деятельности. Копии должны быть заверены сотрудником отдела кадров.

При оформлении дела должны соблюдаться требования ГОСТ 17914-72. Обязательно оформляется внутренняя опись документов.

Ознакомление работника с его личным делом должно производиться примерно раз в год.